企业信息化管理系统--集成化的企业管理平台

 --管人、管财、管物--售前、售中、售后

     企业信息化管理系统是一个管人、财、物，以管人即客户资源管理、销售团队管理为核心，同时集成采购、库存、财务管理、售后服务、OA办公自动化于一体的集成化的企业管理平台。

中小企业在管人上存在的典型问题：
 -- 没有完整的客户资料档案记录，即使有也不是经常更新
 -- 老客户流失没有统计，也无人关注
 -- 潜在客户信息只有少数上报到公司，跟进情况也不清楚
 -- 业务员工作期间没有详细的工作记录，离职后交接简单，造成大量人力成本和客户资源的双重浪费

    传统的ERP、进销存软件以管财和物为主，而企业管理最重要的是管人，即客户和销售团队，财和物管好了，最多只能产生有限的间接效益，只有把人管好，才能最大化地为企业创造直接效益。
    企业信息化管理系统可以简单有效地解决中小企业在人、财、物的管理上最常见的问题，帮助企业建立一套简单易行的管理模式，以极小的投入短时间内即可为企业创造可以计算的显著效益。
    企业信息化管理系统业务流程清晰完整、功能全面、实用易用，集成化的工作台及一整套客户可自定义的可视化管理模式，有效提高工作效率和管理水平，功能强大的自定义报表和随心所欲的统计分析功能更是得到所有客户的高度评价。

系统在各部门的运用

业务员
 

数据录入
1、客户信息的录入及维护：业务员在日常业务拓展过程中，将名片或从其它途径收集到的客户及相关联系人的信息及时录入系统，如果客户的地址、电话或联系人等信息发送变更时，也及时对系统中的客户资料进行更新；
2、联系记录的录入：业务员平时联系客户，不管以电话、邮件、即时通讯、上门拜访等各种联系方式，应将与客户联系沟通的内容及时录入系统；
3、报价单的录入：业务员平时给客户报价，可将报价信息录入系统，系统可按预设好的打印模版（用户可自行设计定制）打印报价单或转为Excel表格，大大节省手工制作的时间，并方便查询历史报价。
 

日常使用
1、客户联系的提醒： 1）、今天或明天应联系的客户；2）、逾期未及时联系的客户；3）、逾期未及时下单或长期没有业务往来的客户；
2、客户资料的查询和分析统计：按客户名称关键词模糊查询，防止撞单；
3、每天客户联系拜访情况的查询和分析；
4、业绩查询和统计；
5、应收款的提醒；
6、工资、提成及费用的查询。

销售助理

数据录入：
1、合同订单的录入：客户传真订单过来、或与客户签订销售合同后，及时将订单信息录入系统，包括订购产品的型号、数量、单价、金额等数据；如果每张订单的产品不超过5个，一般录入时间不会超过1分钟；以每天30-50张订单计算，录入时间为半小时-1小时；
2、出货单的录入：录入出货单，包括出货日期、出货仓、出货产品明细等信息；如果之前已录入订单，可直接从订单将相关信息导出，不必重新录入，系统可根据预设好的打印模版（用户可自行设计定制）打印出货单，如果要打印一式多联的出货单，企业应配备针式打印机使用多联专用打印纸。
 

日常使用：
1、订单查询及交货提醒；
2、统计销售部门业绩；
3、打印出货单。

 
财务主管

数据录入：
1、收款后在系统内做收款处理，冲销应收款；
2、付款后在系统内做付款处理，冲销应付款；
3、录入企业日常运营的各种费用支出，如房租、水电、办公支出、员工工资、提成奖金、各种销售费用等。
 

日常使用：
1、应收款提醒：本日、本周有哪些应收款，逾期未收的应收款，逾期30天以内、30-60天、60-90天、90-180天、180天以上的逾期应收款；
2、应收款统计分析：哪些客户应收款比例较大、哪些客户逾期款累计金额超限、账龄过长；
3、收/付款查询和统计：任一时期的收/付款进账/出账明细，按收/付款方式、按业务员、按年、月等进行分类统计，显示各种统计图表，反映企业资金流入、流出情况；
4、费用查询和统计：查看企业各类费用和明细支出情况，并可按费用大类、费用项目、按年/月、按业务员进行统计，显示统计图表。

采购员 

数据录入：
1、采购订单的录入：录入供应商名称、采购产品明细等，可根据预设好的打印模版（用户可自行设计定制）打印/传真采购订单，或导出Excel表发送邮件。
2、采购收货单的录入：供应商发货收妥入库后，录入收货信息，如果之前有录入采购订单，可直接从采购订单将相关数据导出，不必重新录入。

系统安全性

1、操作权限设定

    企业内不同部门不同岗位的使用人员可分别设定不同的操作权限，比如普通业务员只能看到自己的客户资料、合同订单、应收款、费用等数据，而销售部门主管或办事处主任、分公司经理可以看到其所属团队成员的相关数据，老板和销售总监则可以看到所有的数据；业务员人员不能看到及使用与采购有关的功能及数据；反之亦然。

2、数据自动备份

    可设定每天固定时间自动备份，系统自动将所有数据打包备份在服务器硬盘的备份目录下，每天1个备份文件，根据硬盘大小可存储任意多个备份文件，平时只需经常从服务器硬盘的备份目录下使用U盘或移动硬盘复制备份文件即可增加保险系数。一旦发生意外，只须一份最近的备份文件就可还原恢复所有数据。

3、异地分支机构访问的安全控制

    使用VPN软件或设备，可对在互联网上传输的数据进行打包加密，提高访问速度，防止数据被窃取泄密，还可进行身份认定，只有通过远程访问身份验证的设备和用户才可连接到公司服务器

与ERP、OA、进销存、财务软件的区别和互补

    ERP系统主要是应用在有一定规模的生产型企业，主要是对生产流程和财务进行管控；进销存软件主要是用在贸易公司或小型生产企业，主要是在企业的采购、销售、库存等方面进行管理，其实质是管财、管物；财务软件则以财务做账为主，侧重会计凭证、科目的录入、账务处理和各种会计报表；其实质也是管财、管物；OA办公自动化软件则主要是用于企业各部门之间的协同办公，偏重的是职能部门的行政事务流程处理。

    不管是ERP、进销存还是财务软件，都要一个共同点，就是只能管财、管物，不管人，体现在系统内的客户信息单一，缺少营销过程的动态管理和业务提醒功能，也不能对业务员日常工作状况进行管控。

    而系统在如何管人方面做得非常深入细致，同时系统也具备了专业的进销存和财务处理的功能，实现了管人、管财、管物，售前、售中、售后的一体化管理，企业可借助新航系统快速建立一个简单易行的自动化运作管理模式，系统还集成了基本的办公自动化功能，大大提高日常办公效率，是一个真正的集成化的企业管理平台。

   如果企业已经在使用ERP、进销存或财务软件在生产、采购、仓库、财务等部门实现了对财、物的管理，则在此基础上实施新航系统，可以加强企业对业务前台及售前的管理，有效管理客户和销售团队，提升销售部门的工作效率和业绩。从而与企业当前使用的系统互补，实现企业对人、财、物的全面管理。

系统实施及产生效益    

实施步骤
1、公司负责系统的安装、配置；
2、如客户可提供客户和产品目录的Excel表格，可通过工具直接导入这些数据；
3、按客户要求设计报价单、合同订单、出货单、对账单、采购订单等各种打印模板；
4、系统使用培训和辅导。
 

实施成功的关键
1、管理决策层的大力支持和配合；
2、制定符合企业业务特点的详尽的操作手册；
3、专人稽核、与利益挂钩。
 

如何在短期内产生效益
1、尽快完成对新、老客户资料的整理录入和完善工作，责成相关人员限期限量完成；
2、尽快定出销售部门的工作量指标，要求业务员录入客户联系记录，并指派专人稽核；
3、尽快录入企业历年的销售数据，可从近期开始往前录入；
4、关注系统自动列出的历年流失客户或逾期未采购客户，安排专人回访，争取客户回流；
5、基于产品的销售统计分析，列出可以提价的产品清单和可以降价的产品清单，包括提价、降价空间范围、市场区域、季节和相关客户名单，贴在每个业务员的工作台上。

 

报告表格式管理
典型问题	企业损失
老客户流失未及时发现，也无人统计	以100家往来客户，流失率10%计，如每个客户年平均销售额10万元，损失销售额100万元。
潜在客户信息只有少数上报到公司，利用率、成交率低	假定企业年销售额1000万，正常情况下新客户销售收入200-300万，粗放式管理下新客户销售额100-200万，造成企业机会成本损失高达100万以上。
市场宣传投入大、回报低	以市场投入10万元计，如所带来的意向客户未充分利用，10万元的市场投入至少损失浪费3万元。
业务员未充分利用工作时间进行业务拓展工作	以10人的销售团队，年销售薪资费用20万元计，业务员实际花在业务工作上的时间不足1/3，人力成本损失高达10多万元。
新业务员工作期间没有业绩，也没有详细的工作记录	这种情况业务员既不能为企业创造实际效益，也不能为企业留下任何有价值的信息和记录，以5个业务员，工作3个月，每月工资2000元计，企业在人力成本、销售费用上的损失至少在3万元以上。
业务员离职后销售中断、并带走客户	以3个业务员离职，总共带走3家客户，每个客户年销售额30万，损失销售额100万。
应收款催收不及时，坏账风险大	以企业年销售1000万计，其中现款销售和预付款300-500万，则累计产生应收款500-700万，1%的坏账损失至少在5-7万。
信息化管理
解决方案	价值收益
自动提醒：  逾期未采购的客户  历年流失的客户	如企业历年流失客户100家，以10%的回头率，可回流老客户10家，按每家客户年销售额10万元计，可创造价值100万的年收益。
所有潜在客户分级报备，包括：  1、短期内可成交的准客户、  2、需要中长期跟进的客户、  3、暂时意向不明的客户	客户资源利用率至少提升100%，如目前新客户销售收入按100万计，可再增加不低于100万的新客户销售收入。
销售团队：基于营销过程的管理，填报联系记录，定量分析发现问题，及时批示指导	业务员工作量提高2-3倍以上，销售成功率至少提升30%，以新客户销售收入100-200万计，在此基础上新客户销售额至少增加30-60万。
基于产品销售统计分析，制定差异化价格策略	利润率至少提升10%，以年销售额1000万元、利润100万元计，至少增加利润10万元。
应收账款自动提醒：  1、今天的应收帐款  2、明天的应收帐款  3、本周的应收帐款  4、逾期未收的应收帐款  5、逾期30/60/90/180天的应收帐款	以企业年销售1000万计，其中现款销售和预付款300-500万，则累计产生应收款500-700万，通过应收款自动提醒，减少坏账损失至少在5-7万。
基于统计分析的费用控制，按费用项目、增长趋势、业务员等分析与销售业绩比对，找出需重点审核和控制的费用项目和业务员	销售费用和管理费用减少5%，以企业年销售额1000万，费用率5-10%，及50-100万计，销售费用将减少3-5万。